Huurreglement – vzw De Kunstvrienden

1. De huurperiode en doel

De harmoniezaal wordt verhuurd voor een periode van één dag
De harmoniezaal wordt enkel verhuurd aan meerderjarigen
De huurperiode vangt aan om 10.00 u ’s morgens en eindigt de dag nadien om 07.00 u ’s morgens.
Bij reservatie is de huurder verplicht het doel van de huur kenbaar te maken aan de verhuurder, bv. familiereünie, doop- of ander familiaal feest, quiz, fuif, drink, optreden, vergadering, enz. … .
Voor risicovolle organisaties gelden specifieke afspraken. De verantwoordelijke voor verhuur zal hierop wijzen bij de reservatie van de zaal. Bijvoorbeeld een jeugdfuif of de organisatie van een mega-evenement met uitzonderlijk veel publiek, vallen onder de noemer “risicovolle organisatie”.

2. De sleutel

De sleutel van de harmoniezaal wordt vanaf 10.00 u ter beschikking gesteld via een sleutelkluis.
De sleutel dient te worden binnengebracht de dag na de huurdag, uiterlijk om 7.00 u, via hetzelfde sleutelkluisje.

3. Toegankelijkheid

De huurder heeft vrije toegang tot volgende ruimtes: de inkomhal, de zaal, het buffet, de voorraadkelder, het sanitair, de keuken, het voorste deel van het podium, en de tuin.
De toegang tot alle andere ruimten en het achterste deel van het podium is verboden
De instrumenten en attributen die zich op het podium bevinden mogen onder geen enkel beding door de huurder of zijn genodigden aangeraakt, noch verplaatst worden.
Op zaterdag- en zondagvoormiddag moet men rekening houden met muzieklessen die doorgaan in de andere lokalen. De zaal klaarzetten is toegelaten. Indien de geplande manifestatie of het feest start in de voormiddag moet dit afgesproken worden met de verantwoordelijke voor de verhuur – May Verhoeven – tel. 0486-881069.
Woensdagavond om 22.00 u kan men de zaal bezichtigen, na afspraak met May Verhoeven.

4. Het buffet

Alle dranken worden geleverd door de verhuurder. Het meebrengen van eigen dranken is niet toegestaan. Sterke dranken zijn niet toegelaten onder de tapvergunning van de zaal.
De dranken bevinden zich in de voorraadkelder. De huurder kan naar eigen behoefte de koelinstallaties van het buffet vullen. Nadien worden deze door de huurder leeggemaakt en wordt alles – inclusief het leeggoed – door de huurder terug in de voorraadkelder geplaatst.
De huurder kan eveneens gebruik maken van de koffiezetmachines en van de warmwaterkoker voor warme dranken. Niet vergeten na gebruik, en zeker bij het verlaten van de zaal, de toestellen uit te schakelen!
Volgende versnaperingen bevinden zich achter het buffet : thee, koffiefilters, melk, suiker, chocolaatjes, citroen, chips (paprika en zout).
De dag na de verhuur wordt het verbruik door de verhuurder geteld, in de periode tussen 7.00 u en 10.00 u in de ochtend. Indien de huurder deze telling wil bijwonen is dit toegestaan en dient hij aanwezig te zijn in deze periode.
Indien de huurder deze telling niet bijwoont verklaart hij zich automatisch akkoord met de stocktelling door de verhuurder en de daaruit voortvloeiende eindafrekening.

5. De keuken en catering.

De harmoniezaal is uitgerust met een keuken waar het nodige voorhanden is om gerechten te bereiden
Gebruik van de keuken en de toestellen in de keuken is toegestaan
Om hygiënische reden is in de frituurpotten geen frituurolie voorzien. Deze moet door de huurder zelf meegebracht worden.
Het is niet toegelaten materiaal uit de keuken te ontlenen of mee naar huis te nemen.
De huurder dient zijn voorzorgen te nemen om overschotten van voedsel mee naar huis te nemen.
Naast de frituren hangt een branddeken om een eventuele brand van frituurvet te doven. Gebruik absoluut geen water om brandend frituurvet te doven.
Tip : maak het jezelf gemakkelijk. Neem contact op met een van onze vaste cateringleveranciers die het reilen en zeilen kent in de zaal en keuken: partyjumpers.be – Jan Vermolen

6. De tuin

De huurder mag gebruik maken van de tuin.
Bij goed weer is het toegestaan om meubilair op het terras te plaatsen.
De beplanting in de tuin moet gerespecteerd worden en mag niet beschadigd worden.
Het is ten strengste verboden een barbequevuur op te stellen onder het afdak in de tuin.

7. Poetsen

De harmoniezaal wordt in nette toestand ter beschikking gesteld.
De inkomhal, het sanitair, de zaal en de ruimte voor de toog en het podium worden gepoetst door de verhuurder.
De huurder is zelf verantwoordelijk voor het opruimen van de tuin en het verwijderen van afval uit de tuin.
De huurder is zelf verantwoordelijk voor het reinigen van de toog en de aanrechten in de keuken (niet de vloeren).
Alle gebruikte materialen (glazen, servies, bestek, schotels, ) worden door de huurder afgewassen, afgedroogd en op hun respectievelijke plaats teruggezet.
De koelkasten (in de keuken en achter het buffet) worden door de huurder leeggemaakt en gereinigd.
De kook- en baktoestellen (in de keuken) worden door de huurder leeggemaakt en gereinigd.
De huurder kan mits een kleine vergoeding gebruik maken van de keukenhanddoeken. Deze bevinden zich in de hoge kast naast de toog (onderste deurtje). Gebruikte handdoeken worden gedeponeerd in het kleine wasmandje achter de toog.
In de keuken en achter de toog is warm water en afwasmiddel voorzien.
Het poetswerk door de huurder uit te voeren, zoals in deze paragraaf vermeld onder 3 t.e.m 7.7, moet uitgevoerd zijn vóór 07.00 u ’s morgens de dag na verhuur.
Het niet naleven van deze regels zal aanleiding geven tot het betalen van een meerprijs voor extra poets- en opruimwerk.

8. Afvalverwerking

Papieren tafellakens worden in grijze vuilzakken gestoken en, vanwege het brandgevaar, buiten bereik van brandbare materialen geplaatst.
Roken in de zaal is bij wet verboden (KB 6 juli 2006). Buiten aan beide toegangsdeuren bevinden zich asbakken waarin rokers hun sigarettenpeukjes kunnen deponeren.
In de keuken en achter de toog bevinden zich stalen vuilbakken met automatisch vuurdovend deksel. Deze worden gebruikt voor restafval. Om redenen van brandveiligheid is het niet toegestaan een ander type vuilbak te gebruiken, noch de vlamdovende deksels te verwijderen (enkel bij verwijderen van een vuilzak).
Bij het verlaten van de zaal worden de afvalzakken dichtgebonden.

9. Veiligheid en interieur

Harmoniezaal De Kunstvrienden is een geklasseerd monument. Van de huurder wordt verwacht dat hij alle regels in acht zal nemen inzake veiligheid, met betrekking tot de eigen veiligheid en ter voorkoming van brandgevaar en beschadiging van het monument.
Het gebruik van plakband, nagels en duimspijkers voor het ophangen van versiering aan muren of houtwerk, of voor het vastkleven van tapijt op de vloer, is ten strengste verboden.
Een EHBO-verbandkastje bevindt zich in de buurt van de toog aan de muur.
Er zijn 2 brandslangen en 4 brandblussers aanwezig in het gebouw. Vergewis u van de posities van deze toestellen.
VZW De Kunstvrienden is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen en kan bijgevolg niet aansprakelijk gesteld worden. De huurder is verantwoordelijk voor de gevolgen van zijn handelen in de feestzaal.
Bij gebruik van sfeerverlichting in de tuin, in de vorm van tuinkaarsen, gebruikt men de metalen bakjes die beschikbaar zijn in de voorraadkelder.

10. Huurovereenkomst

Bij reservatie wordt de huurder in kennis gebracht van dit huurreglement en ontvangt hij een bericht tot betaling van een voorschot.
Het voorschot is niet recupereerbaar. Dit wordt bij de eindafrekening in mindering gebracht.
De betaling van het voorschot geschiedt binnen de veertien dagen na reservatie.
De reservatie is definitief op naam van de huurder wanneer het voorschot is voldaan.
Indien het voorschot niet werd voldaan binnen de gestelde termijn vervalt de reservatie.
Door betaling van het voorschot verklaart de huurder zich akkoord met onderhavig huurreglement

11. De afrekening, betalingswijze en algemene verkoopsvoorwaarden

Alle betalingen dienen te gebeuren door middel van overschrijving op rekeningnummer 230-0227151-94 van vzw De Kunstvrienden, Molenzijde 143, 2330 Merksplas.
Bij betaling van het voorschot via overschrijving zet u als mededeling: “huur zaal + datum”
Bij betaling van de eindafrekening via overschrijving zet u als mededeling: “eindafrekening nr xxx/xxxx”.
De rekening is contant betaalbaar op factuurdatum. De betaling dient binnen de 14 kalenderdagen op rekening van De Kunstvrienden toe te komen.
Elk niet op vervaldag betaald bedrag, geeft recht op een intrest van 15% per jaar, zonder dat een voorafgaande aanmaning nodig is.
Ieder eisbaar factuur, waarvan het bedrag niet betaald is op vervaldag, zal vermeerderd kunnen worden met een forfaitaire en niet herleidbare vergoeding gelijk aan 10% op het verschuldigd bedrag, met een minimum van 50,00 EUR, onafgezien van eventuele intresten en gerechtskosten.
Klachten dienen ons schriftelijk te worden bekendgemaakt binnen de 3 dagen na levering van de dienst en/of tevens binnen de 3 dagen na ontvangst van de factuur, indien het een klacht betreft die betrekking heeft op de factuur.
Voor alle geschillen zijn alleen de rechtbanken van Turnhout bevoegd.

12. Waarop letten bij het verlaten van de zaal.

Gelieve bij het verlaten van de zaal onderstaande checklist te overlopen :
- Staat de verwarming uit (thermostaat naast het theater)?
- Zijn de perculator en de warmwaterkoker achter de toog uitgeschakeld?
- Zijn de ijskasten in de keuken en achter de toog uitgeschakeld?
- Is de koeltoog leeg gemaakt?
- Zijn de frituurpotten uitgeschakeld?
- Is de dampkap uitgeschakeld?
- Zijn alle lichten uitgeschakeld?
- Zijn alle buitendeuren afgesloten?
- Bezorg de sleutel tijdig terug via de sleutelkluis. De volgende huurder heeft deze nodig.
Achtergelaten materialen, vreemd aan de inboedel van de zaal, vallen niet onder de verantwoordelijkheid van verhuurder.

13. Sancties

Het bestuur van vzw De Kunstvrienden kan ten allen tijde een afgevaardigde controle laten uitoefenen op naleving van dit reglement.
Bij niet naleving van de hiervoor opgesomde punten of bij misbruiken vastgesteld door de afgevaardigde, zal het bestuur van vzw De Kunstvrienden worden ingelicht. Het bestuur kan ten allen tijde een evenredige schadeloosstelling eisen die zal opgenomen worden in de eindafrekening.
Alle schade aangericht aan gebouwen, tuin, installaties, materialen valt ten laste van de huurder en zal in de eindafrekening worden opgenomen.

14. Contactpersoon

Voor al uw vragen, contacteer May Verhoeven (0486-881069).

15. Prijzen 2023 (voor 2024-25: zie paragraaf 16)

Consumptie- en energieprijzen op aanvraag.

Prijzen voor verhuur e.a. zijn geldig vanaf 1 januari tot en met 31 december van het betreffende jaar. Prijzen zijn exclusief BTW en exclusief energieverbruik	verhuurprijzen 2023
Verhuurprijs gebouw en inboedel (85/15 verhouding), voor een activiteit zonder winstgevend doel	195,00 Euro
Verhuurprijs gebouw en inboedel (85/15 verhouding), voor activiteit met winstgevend doel	365,00 Euro
Poetsen (zoals omschreven in het reglement onder 7.2)	85,00 Euro
Extra werk (prijs per kwartier)	5,00 Euro
Gebruik keuken	inbegrepen
Gebruik handdoeken	7,00 Euro
Achtergelaten ‘eigen’ leeggoed (prijs per fles)	1,00 Euro
Forfait voor binnenbrengen eigen drank (per artikel)	60,00 Euro
Verwijderen frietvet en reinigen friteuses (per friteuse)	45,00 Euro

16. Prijzen 2024-2025

Consumptie- en energieprijzen op aanvraag.

Prijzen voor verhuur e.a. zijn geldig vanaf 1 januari tot en met 31 december van het betreffende jaar. Prijzen zijn exclusief BTW en exclusief energieverbruik	verhuurprijzen 2024-2025
Verhuurprijs gebouw en inboedel (85/15 verhouding), voor een activiteit zonder winstgevend doel	205,00 Euro
Verhuurprijs gebouw en inboedel (85/15 verhouding), voor activiteit met winstgevend doel	385,00 Euro
Poetsen (zoals omschreven in het reglement onder 7.2)	95,00 Euro
Extra werk (prijs per kwartier)	7,00 Euro
Gebruik keuken	inbegrepen
Gebruik handdoeken	7,00 Euro
Achtergelaten ‘eigen’ leeggoed (prijs per fles)	1,00 Euro
Forfait voor binnenbrengen eigen drank (per artikel)	65,00 Euro
Verwijderen frietvet en reinigen friteuses (per friteuse)	45,00 Euro